"Communicateurs efficaces"
Communicateurs efficaces – © Marc Bélouis
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8 trucs pour que votre réunion soit courte
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1. Programmez-la à une mauvaise heure
Par exemple : juste avant l'heure du déjeuner,
ou juste avant l'heure de fermeture des bureaux.
2. Restez debout
Les réunions les plus courtes se tiennent debout !
Les sièges, surtout confortables, invitent à la
discussion.
Ne pas s'asseoir pour une réunion lui donne un caractère
d'urgence, l'inconfort fait faire du bon travail
en un temps étonnamment court ! Rangez les chaises et,
donnez l'exemple, en restant debout vous-même.
Le caractère d'urgence imprimé à la réunion dépendra
du ton que vous lui donnerez.
3. Commencez par un point facile
En démarrant une réunion par un point difficile
ou délicat, vous risqueriez de créer un climat
de tension et d'émotions négatives qui rendraient
même les points suivants – plus faciles – difficiles à
traiter.
Si, au contraire, vous commencez par un point positif,
l'ambiance et les sentiments positifs faciliteront
les choses et créeront une plate-forme de départ
plus favorable pour les points difficiles.
4. Gardez la conscience du temps qui passe
Installez une grosse horloge visible par tous.
Demandez à tous ceux qui ont un chronomètre sur
leur montre de le régler sur une heure fixe.
Donnez à chacun la parole pendant 10', chronométrez,
puis faites sonner la clochette. Vous devez être
impitoyable.
Nous avons vu des organisateurs installer
un feu tricolore sur le podium :
vert = vous pouvez parler ;
jaune = attention, la fin de votre temps de parole
approche ;
rouge = stop !
5. N'invitez pas les problèmes !
Ne faites pas participer les gens qui ont
la réputation de tout discuter pendant des heures.
Vous pouvez parfaitement vous passer de leur influence
négative. Si vous ne pouvez pas faire autrement,
dites-leur clairement que s'ils ne respectent pas
les règles, ils ne seront plus invités !
6. Laissez quelque chose pour la prochaine fois
On ne peut pas toujours traiter tous les points prévus,
lors d'une réunion. Si cela devient trop long,
remettez à la réunion suivante. Traitez seulement
le plus important et le plus urgent. Encouragez le
positif.
7. Chaque personne qui soulève un problème
doit aussi apporter une recommandation
Cela vous permet de garder le climat de la réunion
plus positif !
8. Évitez d'accepter la discussion sur des sujets
qui ne sont pas d'intérêt général
Proposez de les traiter en petit comité.
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Quelques conseils pour bien recevoir les plaintes
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– Écoutez avec calme et intensité. Ne restez pas
derrière votre bureau. Rapprochez-vous de la personne
et créez un climat d'entretien d'égal à égal.
– Écoutez avec sérieux et prenez des notes.
– Recevez les accusations personnalisées sans vous
mettre sur la défensive.
– Exprimez votre attention aussi par votre attitude
corporelle et l'expression de votre visage.
Établissez un bon contact visuel.
– Soyez patient !
– Posez des questions : vous devez en savoir plus.
Vous allez être étonné d'apprendre tant de choses
intéressantes…
– Écoutez jusqu'au bout avant de répondre,
n'interrompez pas.
– Montrez-vous empathique (mettez-vous mentalement
à la place du client).
– Utilisez des mots qui apaisent.
– Évitez de repousser la faute sur d'autres…
Après : Agissez, et agissez vite !
– Si vous demandez conseil, adressez-vous à une
personne réellement concernée (ne bavardez pas).
– Faites le bilan : Qu'est-ce que j'ai bien fait ?
Qu'est-ce que je peux améliorer ?
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Marc / Humanvibes
Publié le 10/11/2022
