COMMUNICATION – « Communicateurs efficaces » vous aident à bien maîtriser votre communication et à être performant dans votre vie professionnelle. Cette semaine : utilisez la méthode des « discussions 66 ».
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Utilisez la méthode des « discussions 66 »
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« Discussion 66 » est une forme de discussion mise au point
par Don Phillips, président d’une école dans le Michigan,
aux États-Unis.
**Son objectif**
Aider un grand groupe à travailler vite et efficacement,
en laissant chaque participant s’exprimer.
**Sous-groupes de 6**
Un groupe Discussion 66 est divisé en sous-groupes
d’un maximum de 6 personnes. Chaque sous-groupe
a pour mission de résoudre un seul problème.
**Décision en 6 minutes**
Le sous-groupe doit arriver à prendre une décision en,
exactement, 6 minutes.
**Fonctionnement**
Lorsqu’un sous-groupe a trouvé une réponse et pris sa
décision, il l’apporte à l’animateur général qui
centralise les réponses. Lorsqu’il reste du temps, un
nouveau problème est confié au sous-groupe pour être
résolu dans les mêmes conditions.
À la fin de la réunion, les solutions trouvées
et enregistrées par les différents groupes de travail
sont soumises au décisionnaire. C’est lui qui prend
la décision définitive.
Si des questions surgissent, c’est le responsable
du sous-groupe qui répond et devient le porte-parole.
Ce type de réunion est parfaitement adapté
pour résoudre de petits problèmes ou trouver
des réponses à des questions, ce qui prend souvent
un temps fou en réunion plénière.
Faites un essai. Cela changera un peu des réunions
traditionnelles !
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Comment conclure vos réunions
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Vous avez certainement déjà assisté à une réunion
qui traîne en longueur, qui n’arrive pas à se terminer !
Savez-vous, lorsque vous êtes vous-même l’animateur
d’une réunion, quand il faut l’arrêter ?
Parfois, un groupe arrive au point où il ne peut
plus fournir de travail constructif, où les décisions
qui pouvaient être prises sont prises. Où il ne sert plus
à rien de continuer à discuter en rond, il vaut bien mieux
arrêter, même si ce n’est pas encore l’heure prévue pour
la fin : personne ne vous en voudra d’être libéré plus
tôt !
Il faut conclure lorsque :
-> il est indispensable d’avoir des apports
de personnes qui ne sont pas présentes à la réunion ;
-> il vous est nécessaire, pour prendre une décision,
d’avoir plus d’informations à votre disposition ;
-> vous avez atteint la limite du temps prévu
pour la réunion et que le groupe est encore loin
d’une décision ;
-> la présence de tout le groupe n’est plus nécessaire
parce qu’un groupe restreint peut résoudre le problème.
À la conclusion de la réunion, l’animateur doit :
-> toujours rappeler les décisions qui ont été prises
ainsi que celles qui le seront plus tard ;
-> indiquer clairement les actions à entreprendre
par chaque participant, avant la prochaine réunion.
En quittant la réunion, chaque participant doit savoir:
– pourquoi il était à cette réunion ;
– ce qui y a été accompli ;
– ce qu’il reste à faire ;
– qui est responsable du suivi.
Communicateurs efficaces © 2008-146
Marc / Humanvibes
Publié le 13/03/2024
