Les 9 trucs pour bien préparer une communication

COMMUNICATION – « Communicateurs efficaces » vous aident à bien maîtriser votre communication et à être performant dans votre vie professionnelle. Cette semaine : les 9 trucs pour bien préparer une communication.

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Les 9 trucs pour bien préparer une communication

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– Limitez votre sujet

N’essayez pas d’en faire trop, lors d’une communication.
Choisissez une idée forte et développez-la entièrement
plutôt que de vous disperser et ne rien traiter à fond.

– Vos premières notes

Elles peuvent être laides et gribouillées. Elles ne sont
qu’un outil de travail. Vous devez vous sentir libre
de les remanier et de les triturer dans tous les sens.

Si elles sont trop parfaites dès le premier jet,
vous risquez d’avoir des regrets, de tout détruire
et de recommencer d’une autre façon !

– Introduction et conclusion

Travaillez d’abord tout votre texte et ne pensez
à l’introduction et à la conclusion qu’à la fin.
Les idées fortes se trouveront déjà dans votre
communication.

– Pour vos énumérations

Vérifiez si, lorsque vous avez écrit : premièrement
ou 1, ce point est bien suivi d’un second.

Numéroter vos points est bien sûr une excellente idée,
mais ne promettez pas des « points » sans les livrer
réellement après.

– Transitions

Relisez vos transitions. Une communication a besoin
de transitions fortes entre les différents chapitres
pour aider les auditeurs à suivre.

– Illustrations et exemples

Et vos exemples, vos histoires, anecdotes !
Ne pensez pas que les chiffres et les statistiques
feront l’affaire. N’hésitez pas à illustrer vos propos
par une histoire personnelle. Elle maintient l’attention
et apporte de la variation.

– Effets

Soulignez vos mots forts ou vos « effets » afin de
ne pas oublier de changer de voix au moment voulu.
Lorsque vous faites un « effet », observez un silence
après ! N’en abusez pas !

– Résumés

Avez-vous prévu des résumés assez régulièrement ?
Des redondances ? Plus votre sujet est compliqué,
plus vous voulez que vos auditeurs mémorisent,
plus vous devez répéter !

– Mots difficiles

Vérifiez s’il n’y a pas de mots difficiles à prononcer.
Souvent des mots sont faciles à lire mais moins évidents
à dire dans le feu de l’action.

Pour tester, lisez-les à haute voix. Vérifiez le jargon,
les abréviations, les mots de spécialiste. Si vous devez
vraiment les utiliser, n’oubliez pas de les redéfinir
rapidement.

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Respectez votre temps de parole
sans regarder votre montre

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Lorsque vous prenez la parole, vos auditeurs ont
des attentes en ce qui concerne le respect du temps.
Ils se sont organisés pour prendre un avion,
aller à un autre rendez-vous, passer un coup de fil, etc.
Dès que vous dépassez le temps imparti, leur attention
baisse considérablement.

Voici quelques suggestions pour rester dans le temps :

1. Prenez un chronomètre et mesurez le temps de chaque
partie de votre communication. Ne dépassez jamais
un temps de 40 minutes sans faire de pause.

 2. Identifiez sur votre conducteur, par une autre couleur,
les points que vous pouvez laisser tomber si vous êtes
en retard.

Faites 2 colonnes temps : une pour le temps cumulé et une
pour le temps détaillé.

 3. Répétez votre présentation 3 à 6 fois, debout,
à voix haute, en vous chronométrant. N’oubliez pas que
dans la réalité, il vous faudra plus de temps.

Si votre communication doit durer 20 minutes,
ne dépassez pas les 15′ à la répétition.
C’est la règle des 30 % : il vous faudra 30 % de temps
en plus dans la situation réelle.

 4. Lors de votre intervention, n’hésitez pas à poser
votre montre devant vous et à contrôler de temps en temps
où vous en êtes.

Si vous ne le faites pas trop souvent, personne ne sera
gêné, bien au contraire. C’est une marque de respect que
d’être attentif au temps des autres.
(Surtout, ne la laissez pas à votre poignet)

5. Vous pouvez aussi avoir un complice dans la salle
qui vous fait un signe. Mettez-vous d’accord à l’avance
sur le code adopté.

Résistez à la tentation d’en dire plus que ce que vous
avez prévu. Mieux vaut être clair, concis et bref plutôt
que de diluer votre message et de dépasser votre temps.

Communicateurs efficaces © MMXI-282

Marc / Humanvibes

Publié le 27/06/2024